We hebben allemaal 24 uur per dag. Maar waarom lijkt het alsof sommige mensen meer uit elke minuut van de dag kunnen halen? Zij weten hoe ze hun tijd goed kunnen indelen.
Wil je weten hoe ook jij je tijd beter kunt managen?
Maak een overzicht van je tijdsbesteding. De eerste stap die je moet nemen om je tijd goed in te delen is uitzoeken waar al je tijd naar toe gaat. Je denkt misschien dat je maar 30 minuten per dag je e-mail beheert maar in werkelijkheid ben je er iedere dag minimaal een uur aan bezig. De eenvoudigste manier is, om wat je in een week doet, bij te houden in een (digitale) agenda.
Met deze informatie kun je dan de juiste aanpassingen doen.
Gebruik een digitale agenda. Agenda’s/ kalenders zijn al lang een fundamenteel hulpmiddel voor tijdbeheer. Digitale agenda’s hebben dit echter naar een hoger niveau getild. Dat komt omdat je vanuit meerdere apparaten (PC, Mobiele telefoon) er toegang tot hebt. Je kunt eenvoudig vergaderingen en afspraken plannen, herinneringen instellen en terugkerende evenementen plannen en taken noteren.
Laat een buffertijd tussen taken en vergaderingen. Om van de ene taak of vergadering direct naar de volgende te gaan lijkt misschien een goed gebruik van je tijd, maar heeft in feite het tegenovergestelde effect. Plan een buffer tussen je taken.
We hebben die tijd nodig om ons hoofd leeg te maken en op te laden!
Het menselijk brein kan tenslotte slechts ongeveer 90 minuten per keer focussen. Zonder die pauze is het moeilijker om gefocust en gemotiveerd te blijven. Het plannen van buffertijd kan ook voorkomen dat je te laat komt voor je volgende afspraak.
Stel een tijdslimiet voor elke taak. Ik heb gemerkt dat het instellen van een tijdslimiet voor elke taak, voorkomt dat ik word afgeleid of uitstelgedrag vertoon. Als ik bijvoorbeeld een artikel voor mijn blog wil schrijven, geef ik mezelf 90 minuten de tijd. Als ik om 08.00 start met schrijven, stop ik uiterlijk om 09.30 uur en neem dan een kleine pauze.
In zekere zin wordt het een spel. Omdat ik buffers tussen taken en activiteiten plaats, kan ik er, als ik de taak niet op tijd af heb, nog aan werken zonder de tijd te gebruiken, die voor iets anders is gereserveerd.
Volg de 80-20 regel. Het Pareto-principe, ook wel bekend als de 80-20 regel, suggereert dat 80% van de resultaten afkomstig is van 20% van de geleverde inspanning.Als het gaat om hoe je je tijd moet beheren, kan dit principe ook worden toegepast. 80% van je resultaten komt uit 20% van je acties.
Begin met elke dag naar je schema of naar takenlijst te kijken. Omwille van de eenvoud, probeer vijf taken op te schrijven die je moet uitvoeren. Door dit principe te gebruiken, kunt je waarschijnlijk de meeste onderwerpen op je lijst verwijderen. In het begin kan het onnatuurlijk aanvoelen, maar na verloop van tijd zal dit je in staat stellen de inspanningen voor de belangrijkste taken op te schalen.
Gebruik een takenlijst. Maak een takenlijst voor elk doel en project, met een lijst van alle meetbare stappen die moeten worden uitgevoerd. Ga taak voor taak, project voor project af en bekijk kritisch wat ermee moet gebeuren. Stel jezelf de volgende vragen:
- Wat zijn mijn belangrijkste taken/ projecten van dit moment?
- Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
- Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?
Behalve dat je gefocust blijft, motiveert je dit ook omdat je kunt zien wat je al hebt bereikt en wat er nog over is.Tegelijkertijd zullen er onderbrekingen zijn waardoor je een taak niet kunt voltooien. Zorg ervoor dat je altijd de taak weer oppakt en voltooid zodra je ertoe in staat bent. Het is tevens verstandig om een limiet stellen voor het aantal taken waar je op een bepaald moment aan werkt.
Voeg soortgelijke taken samen. Als je gerelateerd werk hebt voeg het dan samen. Beantwoord bijvoorbeeld niet de hele dag je e-mails en telefoontjes. Plan een bepaald tijdstip om deze uit te voeren.
Waarom? Verschillende taken vragen verschillende soorten denken. Door gerelateerde taken samen te groeperen, schakelen je hersenen niet van versnelling- wat betekent dat je die tijd niet meer hoeft te heroriënteren.
Plan vooruit. Een van de ergste dingen die je kunt doen, is wakker worden zonder een planning van de dag. (mits je vrij bent natuurlijk)In plaats van je te concentreren, op wat er moet gebeuren, dwaal je doelloos rond en zorg je voor meer triviale zaken.
Daarom moet je altijd vooruitplannen met een van deze opties;
–De avond ervoor. Neem de laatste 15 minuten voordat je je werkplek verlaat de tijd om je werk te organiseren en een lijst samen te stellen van je belangrijkste taken voor de volgende dag.
–Eerste taak in de ochtend. Schrijf tijdens je ochtendroutine de 3 of 4 meest urgente en belangrijkste taken op die vandaag moeten worden aangepakt en werk eraan wanneer je het meest productief bent.
Slik de “kikker” Begin de dag met het slikken van jouw kikker. Daarbij staat de kikker voor de meest vervelende klus die op je ligt te wachten. Is de kikker geslikt dan kan je dag niet meer stuk! Laat je de kikker zitten, dan wordt hij viezer en groter en wordt het steeds lastiger hem te slikken.
Leer delegeren/ uitbesteden.Voor sommigen is het moeilijk om iemand anders het werk te laten doen dat je zelf ook zouden kunnen doen.Het punt is dat delegeren of uitbesteden echt tijdwinst oplevert, omdat het je werklast vermindert, wat betekent dat je meer tijd beschikbaar krijgt om aan je belangrijke taken te besteden.
Voorkom “half-werk”. Meestal brengen we de behoeften van berichten, e-mails en takenlijsten in evenwicht terwijl we proberen iets voor elkaar te krijgen. Het komt zelden voor dat we volledig betrokken zijn bij een taak. Bijvoorbeeld; Terwijl je telefoneert, dwalen je gedachten af naar je mailbox of Je schrijft een rapport, maar stopt onwillekeurig om zonder reden je telefoon te controleren.
Wijzig je schema. Als je dit artikel leest, komt dat natuurlijk omdat je je tijd wat nuttiger wilt plannen. In plaats van bijvoorbeeld uit te slapen tot 7.30 uur, word je een uur eerder wakker zodat je de tijd hebt om te sporten, je dag te plannen, e-mails te doorlopen en zelfs aan kleine projecten te werken zonder gestoord te worden.
Een leeg en opgeruimd hoofd en huis (werkplek) geeft meer rust en overzicht!
Zorg voor “keystone” gewoonten. Dit zijn dagelijkse gewoonten die je leven kunnen veranderen zoals, sporten, tussen de middag wandelen, zorg dat je dagelijkse routines ontwikkelt. Deze dagelijkse routines vervangen slechte gewoontes. Als gevolg hiervan leef je gezonder, ben je meer gefocust en kun je je tijd beter indelen.
Zorg voor een georganiseerde werkplek. Vaak zijn we al veel tijd kwijt om diverse voorwerpen en/of onderwerpen terug te zoeken. Om dit te voorkomen, moet je je organiseren. Begin met een vaste opbergplek voor alle spullen en zorg dat alle voorwerpen worden teruggeplaatst waar ze thuishoren. Leg tevens een duidelijk documentensysteem aan. Aan het einde van de dag ruim je je werkplek op.
Start met single-tasking, vaak noemen mensen multitasking de belangrijkste boosdoener voor het verkeerd plaatsen van voorwerpen.
Je hoeft niet “perfect’ te zijn. Als je een perfectionist bent, zal niets ooit goed genoeg zijn. Dit betekent dat je keer op keer teruggaat naar dezelfde taak. Hoe productief denk je dat je dag hierdoor zal zijn? Dus… stop met perfect te zijn. Het bestaat niet. Doe je best en ga verder!
Zeg gewoon “NEE”. Je wilt niet graag iemand teleurstellen, maar je kunt maar een bepaalde hoeveelheid werk aan. Als je al een volle agenda hebt, weiger dan die uitnodiging of help je collega’s pas verder als je de tijd beschikbaar hebt.
Verspil geen tijd met wachten. Ik zal eerlijk zijn, ik hou niet van wachten. Het is niet dat ik ongeduldig ben. Ik weet alleen dat dit de tijd is die elders beter besteed kan worden. In plaats van deze tijd te verspillen, lees ik een inspirerend boek, luister ik naar een podcast of bereid ik een blog bericht voor.
Thuiswerken/ telewerken. Het dagelijkse woon-werkverkeer is de laatste jaren flink toegenomen. Voeg daaraan toe de hoeveelheid tijd die nodig is om je voor te bereiden en je merkt hoeveel tijd er verloren gaat met het reizen naar en van je werk. Door corona zijn we ook steeds meer thuis gaan werken en hebben kunnen ervaren hoeveel effectiever het kan zijn.
Hoewel het niet voor elke situatie mogelijk is, kan thuiswerken je ook tijd besparen. Zorg voor een georganiseerde werkplek zodat de grenzen tussen werk en prive niet vervagen.
Vind inspiratie. Praat met vrienden, familie of collega’s over je dilemma’s, vaak is dat een eenvoudige manier om weer gemotiveerd te raken en je op het goede spoor te krijgen.
Maak je werkdruk bespreekbaar. “Nee zeggen tegen een hoge werkdruk is het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.”Maak het bespreekbaar met je leidinggevende en geef het in deze 3 stappen aan:
- Benadruk de bedrijfsvisie
- Benadruk het drukteprobleem
- Kom met de oplossing(en)
Je hebt nu niet alleen het onderwerp ter sprake gebracht, maar je hebt ook laten zien dat je met de organisatie meedenkt in oplossingen.